Cán bộ, viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tìm kiếm hồ sơ, tài liệu lưu trữ (ảnh minh họa)

Theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, các cơ quan, tổ chức Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn (viết tắt là các cơ quan, tổ chức) kịp thời tổ chức tuyên truyền, phổ biến văn bản của Trung ương và tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới, đặc biệt trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Mục tiêu là nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong việc bảo đảm an toàn thông tin và tài liệu, nhất là trong giai đoạn sắp xếp lại bộ máy chính quyền.

Chỉ thị yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hiện có

Các cơ quan, tổ chức phải thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hiện có, bao gồm cả tài liệu giấy, hồ sơ mật, cơ sở dữ liệu điện tử; đồng thời, cần khoanh vùng rõ ràng những cơ sở dữ liệu tài liệu, những nhiệm vụ đã giải quyết xong và nhiệm vụ chưa giải quyết xong trên hệ thống quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn, toàn vẹn thông tin tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, bảo vệ bí mật nhà nước khi thực hiện thống kê, đóng gói, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Các đơn vị cũng cần bố trí nhân lực, phòng kho, trang thiết bị cần thiết để quản lý, bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời quản lý, bảo quản tập trung cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy; tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu những nhiệm vụ đang giải quyết hoặc chưa giải quyết xong nguyên trạng theo phông lưu trữ; nghiêm cấm mọi hành vi làm hỏng, làm sai lệch nội dung, thất lạc, làm mất tài liệu, nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định của pháp luật. Việc thống kê, lưu giữ, bảo quản, vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, các văn bản hướng dẫn thi hành và quy chế, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được nộp vào Lưu trữ - Lịch sử tỉnh

Sở Nội vụ được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựng kế hoạch thực hiện; tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; tổ chức thống kê hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và thống kê toàn bộ tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nếu có); chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ - Lịch sử tỉnh thống kê tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ - Lịch sử tỉnh; chủ động bố trí tiếp nhận (thu thập) hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ - Lịch sử tỉnh.

Sở Khoa học và Công nghệ sẽ chịu trách nhiệm về hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm kết nối liên tục và hỗ trợ tra cứu tài liệu điện tử trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời đóng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động khi cơ quan có thẩm quyền quyết định; trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức đã ngừng hoạt động để bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiếp nhận sau sắp xếp, để giải quyết, lập hồ sơ, giao nộp vào Lưu trữ - Lịch sử tỉnh theo quy định.